Написание коллективного письма на имя руководителя

 

Коллективное письмо – вид документации, предназначенной для обмена информацией в рамках служебных отношений. Направляется данное письмо на один адрес, однако составляется от имени коллектива работников или руководителей нескольких подразделений организации.

Оформляется коллективное письмо на чистых листах А4 или печатается на специальных служебных бланках. Допускается составление данного документа в произвольной форме, однако с обязательным соблюдением формата делового письма. В первую очередь, это касается стиля изложения и содержания документа.

Порядок составления

Для того чтобы правильно написать коллективное письмо от имени нескольких людей, желающих высказаться по какому-либо вопросу, нужно:

  • В правом верхнем углу листа указать полное наименование и адрес получателя.
  • В случае отправления письма конкретному лицу, указать его фамилию, имя, отчество и должность.
  • Поставить номер документа и дату его составления.
  • Двумя отступами ниже, по центру начать основной текст послания с непосредственного обращения к адресату (например, «Уважаемый …»).
  • Строкой ниже перейти к сути обращения, описать обстоятельства, побудившие к написанию коллективного письма и обращению к вышеуказанному лицу/организации.
  • По пунктам перечислить проблемы и предложить варианты их решения.
  • При наличии приложений представить список прилагаемых материалов.
  • В заключительной части письма указать сроки, в которые требуется получить ответ на обращение.
  • Представить варианты связи для получения ответа (телефон, электронная почта и т.д.).
  • Указать отправителя (коллектив учреждения, общее собрание подразделения).
  • Строкой ниже поставить число, соответствующее общему количеству подписей, собранных подданным документом.
  • Перечислить фамилии и инициалы всех подписавших лиц (при необходимости указать должности и звания).
  • В случае подписания документа большим числом лиц, оформить список на отдельных листах, дав ссылку на них в разделе «Приложение».
  • Заверить письмо печатью организации (при наличии).

При составлении коллективного письма необходимо использовать деловой стиль речи, стараться не прибегать к жаргонным выражениям и не применять сленг. Кроме того, следует обязательно согласовать содержание документа со всеми лицами, его подписывающими.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *